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“加藤公一レオ”の「広告業界的ぶっちゃけ話」

通販王国と言われる九州で、一貫してダイレクトマーケティング型ネット広告に従事し、ネット広告の第一人者と言われる株式会社売れるネット広告社の加藤公一レオ氏の広告業界的“辛口コラム”!

加藤公一レオ
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第12回:加藤公一レオが語る、ネット広告業界での“最強”のTODO管理方法とは!?~一流のビジネスマンは、納期を命がけで守る!&即レスする!~


皆さん、こんにちは。
売れるネット広告社 代表取締役の加藤公一レオです。

まずは結論から言うと、ズバリ「仕事ができる人、できない人の差」は、メール活用の差である。
メールが遅い人、TODO管理が甘い人はメールの使い方が下手である。

ネット広告業界に携わる人は他の業界人よりも遥かに多いメールが届いている。
例えば、メディアで言うと入稿発注メールやそのCC共有など、重要度も様々、かつ多くのメールが届いていることだろう。私はいつも1,000件くらい届くものだ。全国のビジネスマンの平均受信件数は50件くらいなのだが、その20倍もの件数が届いていることになる!もちろんネット広告業界に携わる皆さんも毎日100件以上のメールが届いていることだろう。

ここで本題に入るが、私たちは、特にメールをいかに効率良く、正確に使うかが重要である。そこで私がオススメしたいのが【メール整理学】である!
自分の全ての仕事をメールで管理する方法である。

今回は売れるネット広告社の社員全員が行っているこの“TODO管理方法”について大公開しよう!これはTODO管理にとどまらず、クライアントとの約束・納期を守り、信頼を得るためのノウハウでもある。ネット広告業界のみならず、全てのビジネスマンにとって必読だ!

【納期遅れの原因は受信トレイの“あれ”】
現代のビジネスはほぼ全ての情報をメールでやりとりしている。社内外への業務依頼、クライアントからの依頼・相談、入稿、発注、スケジュール管理まで全てメールでのやりとりなのだか、私の場合1日1,000件以上のメールが届くことだって珍しくもなんともない。

売れるネット広告社の社員が1日に受信するメールの件数は平均して100~200件程である。上司レイヤーになれば500件はゆうに超えたりもする。未読のまま即削除OKなクソ営業メール、大事なクライアントからの秘密の相談、社員の結婚祝いのプレゼントIDEA募集など、重要度も緊急度もバラバラの大量のメールをいかに早くさばくか、もっと言うとそれらのメールに記載されているTODO、納期をどのように守らせるかが以前は課題であった。

遅いメールのレスポンスと納期遅れの原因を突き止めるため、社員全員の受信トレイを確認したことがある。まあ私の予想通り525件、ついでに確認した送信済みアイテムにいたっては936件と、メールが溜まりまくっていたのである……。中には「受信トレイ」に1,000件以上も溜まっている社員もいた。これだけメールが溜まっていれば大事なメールが埋もれてしまうのも当然だ。だからレスポンスが遅くなるのだ!

「ん?受信トレイには過去のメールが残っているから1,000件どころかそれ以上に溜まっているのは当たり前だけど?」と思う読者も多いだろう。そう、“メーラーに”何千、何万のメールが溜まっているのは当たり前だ。

私は、“受信トレイに”溜まっているのが問題だと言っているのだ。
「ん?ん?だから受信トレイには普通過去のメールが……」と言いかけたあなた!その疑問は正しい。その胸につかえたモヤモヤをスッキリ晴らしてあげるので、だまされたと思ってこの記事を最後まで読んでほしい!

【シンプルこそが最強!】


まず、今からお伝えするTODO管理方法は、【メール整理学】という。これはメーラーを整理するのが目的ではなく、あくまで【メール整理学】というTODO管理方法だ。今からお伝えする【メール整理学】を私は売れるネット広告社の人事考課の項目に盛り込むほど、社員に徹底させている。

メールやTODOを管理する便利なツールは多い。社員の中にも、振り分け設定、フォルダ分け、フラグ付け、アーカイブ、検索条件保存、タグ付けなど様々な機能を駆使している者がいたが、そんなものはぶっちゃけ一切必要ない!ハッキリ言っておくが、そんな細々した設定は時間のムダだ。

特にフォルダ分けは今すぐに止めてほしい。これはメール管理の基本のように思われているため、誰もがまず初めに使う機能だろう。しかし、受信トレイ、クライアントA、媒体X、ライターKなど多くのフォルダを行ったり来たりする作業は、クリックによる画面遷移が集中を妨げるし、重要なメールが複数の場所に散らばることでTODOが漏れる。

また、複数のフォルダにまたがるメールをどちらに振り分けるべきかで悩んだ経験がある人も多いだろう。そして、悩んだ挙句に新たなルールを追加していく。そうこうしているうちに、いつの間にか自分でも把握できない複雑なフォルダ設計になっている。それでは本末転倒もいいところだ。

では、どうすれば良いのか?

答えは超シンプル!フォルダは“受信トレイ”と“送信済みアイテム”の2つだけ!そして、処理済みのメールは全て削除するのだ!たったこれだけのルールでOKなのだ!以下にお伝えするテクニックで、究極にシンプルかつ簡単にメーラーを整理できるだけでなく、TODO管理も行うことができる!

【「受信トレイ」はあなたのTODO】



まずは受信トレイの使い方だ。【メール整理学】では、受信トレイはあなたの未処理TODOのリストとして利用する。受信トレイは決して届いたメールが全て置いてある場所ではない。あなたが処理すべき内容はメールに書いてある。だから、“未処理のTODO”が残っているメールだけを受信トレイに置いておく。

そして、処理が終われば、メールに返答すると同時にそのメールを削除するのだ。これで、残りのタスクを受信トレイのメール数として可視化することがきる。また、CCなど情報共有で来ているものは一旦読んだら、どんどん削除すること!

そして、特にクライアントや上司からのメールは読んだらすぐに返信すること。クライアントとのやりとりでメールに対するレスポンスが全くなかったら、メールを送った人はきっと「送った内容を確認してもらえていないかも……」と不安になるはずだ。取り急ぎ「承知いたしました!」と連絡するだけでもクライアントや上司は安心する。

このようにちゃんとメールを処理していれば、受信ボックスは理論上、10件程度になるはずだ。つまり、受信トレイに一切メールを溜めない整理学である!

「それでは後で重要なメールを確認したいときに読み返せない!」と言う人もいるだろう。そもそも、一旦削除したメールは私の経験則上、めったに見ない。それに万が一、そのメールが必要だったらいつでも削除フォルダから検索できる。受信トレイに溜める必要は一切ない。

受信トレイがすっきり整理されていれば、自然とメールのレスポンスのスピードも上がるし、TODO対応漏れも格段に減らすことが可能なのだ!

【「送信済みアイテム」は相手のTODO】



受信トレイに続いて重要なのが、送信済みアイテムの活用だ。通常、送信済みアイテムには送信済みのメールが溜まっているだけで、これをTODO管理に活用するという発想はしないだろう。

ここで、考えてほしい。我々の仕事には自分のTODOに加え、相手のTODOも存在している。例えば、クライアントから媒体についての質問が来た場合。媒体に質問を送った後、その回答を巻き取らなければ、クライアントに返答できない。つまり、相手にも納期を守ってもらえなければ、自動的に自分の納期も守れないことが多いのだ。

この“相手のTODO(未処理=返答待ち)”を追いかけない人が非常に多い。「ちゃんと連絡はしていたんですが……」、「間に合うと聞いていたのですが……」そんな言い訳は何の役にも立たない。クライアントはそれで納得してくれるのか?答えは当然NOだ。クライアントは自分に依頼しているのであって、それに対する責任は全て自分にあるのだ。

そこで送信済みアイテムの出番だ。送信済みアイテムはあなたがメールを送った“相手のTODO(未処理=返答待ち)”のリストとして利用する。誰かに返答の依頼や仕事の処理の依頼でメールを送信したら、相手が処理を完了するまではずっと送信済みアイテムに残しておくのだ。

そしてそれ以外の送信したメールはすぐにどんどん削除すること。こちらも受信トレイと同様でフォルダ分けやフラグ付けや未読設定などは一切不要だ。また、もしそのメールが必要だったらいつでも削除フォルダから検索できる。

管理方法としては、帰宅する前に期限が迫っているメールを転送(再送)して、「もうすぐ期限ですよ」、「進捗はいかがですか?」とリマインドする。ちゃんと相手にリマインドや催促管理をして処理すれば、送信済みアイテムも理論上、20件程度になるはずだ。つまりは送信済みアイテムに一切メールを溜めない整理学である!

【とにかくメールで書面化!】



以上、【メール整理学】のテクニックはたった2つだけ。受信トレイ=自分のTODO、送信済みアイテム=相手のTODOだ!おそらく世界一単純な整理方法だろう。しかし、そこには非常に重要な作業を含んでいる。それは、メールによる書面化だ。

様々なビジネスの場面において、依頼が口頭でやりとりされることは多い。そして依頼主も依頼された側も口頭のみのやりとりでお互い忘れてしまい、期限が迫ったころに思い出して「アレ、どうなったっけ?」と慌てるのだ。

だから、依頼が発生した場合はとにかく素早くメールで書面化してしまうのだ。自分のTODOであれば、自分も宛先に含めることで「受信トレイ」のTODOリストに入る。相手のTODOであれば、送信したメールがそのまま送信済みアイテムにて巻き取りTODOとなるのだ。そしてそのTODOが処理されたら、そのメールもどんどん削除すること!

口頭でのやりとりをメールで書面化すると「あ、忘れてました!」という相手の逃げ場を無くすことができるのだが、実際には相手から感謝されることの方が多い。多くのメールを処理しているのは自分だけではない。同じ業界であれば多かれ少なかれ似たような状況にある。だから自分のためのメールの書面化作業も、実は相手のためにもなっている。そして、それが自分の納期を守ることにつながるのだ!

【便利機能が大好きなあなたへ特別に】



以前この【メール整理学】についてSNSで軽く触れたことがあったが、その時「フラグ機能でもっと確実に実現できるのに、この人はそんな機能も知らないのか」といったコメントがあった。ここではその件についても回答しよう!

人間の処理能力には限界がある。私も普通の人間である。同時に処理できることには限度があるし、忘れてしまうこともある。だから、目にするもの、使うものは究極にシンプルにしている。そして【メール整理学】のようなシンプルなノウハウを活用することで、他社員へのルール化、徹底をさせやすいのだ。

複雑な整理法やツールはその実践に自分のエネルギーを取られてしまい、本来やるべき仕事がおろそかになる。仕事が遅い、納期が守れない、同じ間違いを繰り返す、そんな人は自分の仕事のやり方を見直してほしい。いつのまにか複雑な管理術の迷路に迷い込んではいないだろうか?

機能やツールの数は少なければ少ない方が良い!メーラーを開いて受信トレイと送信済みアイテムをチェックするだけで、自分のTODOが全て一覧できる。そして私がメーラーで使う機能は送信と削除だけだ!これ以上シンプルで効果的な管理術は他に絶対に無いし、このメール整理学で最も効果的なのはメールの返信の早さが格段にアップすることだ。

【信頼は約束、つまり納期を守ること】



信頼されるために必要なことは何か。それは“約束を守ること”である。それも“必ず”守ることである。そしてどんな約束にも必ず“納期”が設定されている。

友達との待ち合わせ時刻、カラオケBOXの利用時間、ホテルのチェックアウト、夏休み、携帯の契約期間、子供の誕生日プレゼント、結婚記念日、Amazonからの荷物の配達日指定、新幹線の発車時刻、そしてクライアントへの仕事の納品期限。そう、私たちは納期と納期の間を生きているのだ。

つまり、信頼を得るためには、何よりまず納期を守ることが“絶対の最低必須条件”なのだ。

成功している経営者、優秀なビジネスマンは納期を守ることに異常なまでにこだわる。それは納期を守ることがクライアントの信頼に直結していることを理解しているからだ。特に我々のようにネット広告に関わる人間は、日々数十件、時には数百の納期を管理している。入稿、発注、配信、提案、報告、商談、講演、会食……これら多種多様な納期を守り続けることは容易ではないが、必ずそれをやり抜く、守り抜く。だからこそ信頼と成功を勝ち得るのだ。

だから、私は社員に“納期を必ず守ること”を徹底させている。しかし、売れるネット広告社の社員も私がこのTODO管理方法を伝授するまでは、TODO管理を全くできていない社員も多かった。しかし、このTODO管理方法を徹底させると社員の納期遅れは劇的に減少したのだ!

ネット広告業界の一流のビジネスマンたるもの、命がけで納期は守るし、一見超忙しそうな人でも一流のビジネスマンはメールのレスポンスがめちゃくちゃ早い!ご紹介したメール整理学であなたも一流のビジネスマンの第一歩を踏み出すのだ!



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